作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)的活動(dòng)策劃運(yùn)營(yíng)公司，你的活動(dòng)預(yù)算和支出，必須經(jīng)得起客戶的檢驗(yàn)，經(jīng)得起時(shí)間的檢驗(yàn)。當(dāng)一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目有多家活動(dòng)策劃公司競(jìng)爭(zhēng)，或者客戶采取招標(biāo)方式的時(shí)候，除了你的策劃要有競(jìng)爭(zhēng)力，你的精準(zhǔn)的預(yù)算將是一個(gè)有力的武器。預(yù)算的競(jìng)爭(zhēng)力當(dāng)然體現(xiàn)在價(jià)格上，但盲目的降價(jià)或壓價(jià)，絕對(duì)是把雙刃劍，既降低了活動(dòng)的質(zhì)量達(dá)不到客戶想要的效果，也減少了活動(dòng)策劃運(yùn)營(yíng)公司的利潤(rùn)，也會(huì)使活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)的品牌大打折扣。

 

那么如何才能是活動(dòng)預(yù)算具備競(jìng)爭(zhēng)力呢？

 

活動(dòng)資源整合、批量采購(gòu)

 

整合資源的能力，是一家公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要表現(xiàn)，將使之擁有任何媒體公司、包括小規(guī)模的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司所不具備的最大的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)。

 

在活動(dòng)預(yù)算階段，我們便可以通過(guò)低成本的整合優(yōu)質(zhì)資源來(lái)節(jié)約成本。所謂低成本的整合優(yōu)質(zhì)資源，不是偷工減料，而是盡可能多的將活動(dòng)所必需的設(shè)備、道具、媒體、演員等等資源以比較低的價(jià)格批量采購(gòu)，統(tǒng)一預(yù)算。

 

比如一個(gè)活動(dòng)轉(zhuǎn)播車(chē)租賃一次的費(fèi)用可能需要10萬(wàn)，如果一年按照10次活動(dòng)計(jì)算，需要100萬(wàn)元的費(fèi)用，這是常規(guī)的算賬方法，如果采用批量采購(gòu)的方式來(lái)租賃，討價(jià)還價(jià)的空間就很大。比如，若能按照6萬(wàn)的租金達(dá)成租賃十次的協(xié)議，并且一次性付費(fèi)，則只需要60萬(wàn)元，而租賃公司一般也會(huì)同意這種方式。說(shuō)穿了這相當(dāng)于消費(fèi)者先期預(yù)存費(fèi)用，然后享受比較高比例的折扣優(yōu)惠。這對(duì)商家也是有益的，不僅鎖住了一個(gè)客戶資源，還可以有更多的資金積累與周轉(zhuǎn)。移動(dòng)、聯(lián)通預(yù)存話費(fèi)就是這種思路，很多健身房辦健身卡也是這種模式，正常的標(biāo)準(zhǔn)可能是10塊錢(qián)一次，如果你辦張季卡可能就相當(dāng)于6塊錢(qián)一次，要是你辦張年卡可能就只有3塊錢(qián)了。

 

批量采購(gòu)盡管需要一次性支付一筆更大的資金，但是如果按照活動(dòng)公司在該項(xiàng)目上一年的成本分?jǐn)?，無(wú)疑是一個(gè)節(jié)省成本的好辦法(上述例子如果不算資金利息成本便節(jié)約了40萬(wàn)元)，而且也有利于公司制訂一個(gè)完整的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)機(jī)制和有序化的規(guī)模生產(chǎn)計(jì)劃。

 

當(dāng)然，這樣做的先決條件是，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司要有足夠的資金可以應(yīng)付這種一次性費(fèi)用的支出，同時(shí)還要真有這樣的生產(chǎn)規(guī)模，所以，只有當(dāng)活動(dòng)公司做到了足夠大的規(guī)模、資金實(shí)力足夠雄厚的時(shí)候，才能夠使用這種批量采購(gòu)的方法，以節(jié)約成本預(yù)算，而對(duì)于小規(guī)模的公司來(lái)說(shuō)，接完這一單不知道下一單在哪里，這種方法就沒(méi)有意義了。

 

循環(huán)利用才能可持續(xù)發(fā)展

 

在資源嚴(yán)重匱乏的今天，可持續(xù)發(fā)展確實(shí)是我們國(guó)家正在面臨的艱難課題，為了不讓我們的子孫后代生活在一個(gè)全球變暖、環(huán)境污染、生態(tài)不平衡的環(huán)境中，保護(hù)意識(shí)就應(yīng)該從現(xiàn)在開(kāi)始培養(yǎng)和抓落實(shí)。

 

文明的現(xiàn)代人已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到了保護(hù)地球的重要性，因?yàn)闆](méi)有了這個(gè)星球，我們不知道還能去哪里。在我國(guó)，政府提出了“減量化、循環(huán)利用，建設(shè)資源節(jié)約型社會(huì)”的要求，因?yàn)槲覀兊馁Y源已經(jīng)嚴(yán)重的匱乏，如果再不加以切實(shí)保護(hù)，不論是我們的生存空間和生存時(shí)間，都將受到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。

 

循環(huán)利用，可以減少資源的浪費(fèi)，循環(huán)利用，才能夠可持續(xù)發(fā)展。

 

上面說(shuō)的不是空話和套話，作為活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司，說(shuō)到底從事的是一種文化的傳播，不可能不具備基本的環(huán)保意識(shí)。對(duì)資源的循環(huán)利用，也是節(jié)省成本、爭(zhēng)取更大利潤(rùn)空間的一種手段。

 

怎樣做到這一點(diǎn)呢?

 

首先，在資源的采購(gòu)上就具有可操作性。

 

眾所周知，一場(chǎng)大的文藝晚會(huì)或者活動(dòng)，需要大量的演員服裝、舞臺(tái)道具、觀眾服裝、觀眾道具等等。很多活動(dòng)一結(jié)束，道具開(kāi)始滿場(chǎng)飛，彩條、牌子、氣球等扔得到處都是，給場(chǎng)地的保潔人員也制造了一個(gè)巨大的清理工程。這些還都是小的垃圾，而很多舞臺(tái)上的道具如果丟掉可能就是大的資源浪費(fèi)了。作為專(zhuān)業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司，完全可以經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)積累建立一個(gè)服裝、道具的基本資源庫(kù)。同樣一件服裝，通過(guò)簡(jiǎn)單加工，下次還可利用;一件舞臺(tái)道具，通過(guò)簡(jiǎn)單加工，下次還可派上用場(chǎng)，這樣，就很好地實(shí)現(xiàn)了資源的循環(huán)再利用。

 

有些活動(dòng)，本來(lái)就具有世界性或持續(xù)性的影響力，一些用過(guò)的服裝、道具，便具有了很高的附加值。如北京奧運(yùn)會(huì)的一些道具，制做精美，本身就是一件一件精美絕倫的藝術(shù)品、工藝品，收藏家是一定愿意花大價(jià)錢(qián)收購(gòu)的;如果一部電影或電視劇火了，其外景地完全可以改造成旅游勝地;“蔚藍(lán)船說(shuō)”的演出結(jié)束之后，以“南海I號(hào)”為原形復(fù)刻的道具船被移交給廣東省陽(yáng)江市人民政府，繼續(xù)傳承和推薦著廣東旅游和文化的使命。

 

此外，還有一種為公司節(jié)約成本的方式，那就是媒體選擇上的技巧。對(duì)于活動(dòng)運(yùn)營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，媒體的選擇具有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。首先，它是內(nèi)容制造商，活動(dòng)本身就有可能吸引媒體進(jìn)行免費(fèi)的報(bào)道，比如說(shuō)“超級(jí)女聲”就經(jīng)常成為各種媒體競(jìng)相報(bào)道的題材;其次，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司對(duì)媒體的選擇自主性比較強(qiáng)，可以根據(jù)活動(dòng)的不同類(lèi)型與特點(diǎn)選擇媒體。比如說(shuō)：除了對(duì)于主流門(mén)戶網(wǎng)站的選擇以外，還可以選擇垂直的媒體來(lái)參與活動(dòng)的相關(guān)宣傳。

 

我們一定要樹(shù)立一種觀念，活動(dòng)與媒體可以互相依賴(lài)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)媒體鋪天蓋地，它們所獲得的利潤(rùn)主要來(lái)自于廣告主的廣告投放，而廣告主在選擇網(wǎng)絡(luò)媒體時(shí)主要的考量標(biāo)準(zhǔn)就是網(wǎng)站的PV值，也就是網(wǎng)站的點(diǎn)擊量，我的網(wǎng)站點(diǎn)擊量高，說(shuō)明我的用戶群覆蓋面大，被關(guān)注的程度高，廣告主自然就愿意把廣告費(fèi)投到我的網(wǎng)站上。可是，怎樣提高我的網(wǎng)站瀏覽和點(diǎn)擊量呢?新鮮的社會(huì)熱點(diǎn)話題、極具震撼效果的獨(dú)家爆點(diǎn)、超強(qiáng)的媒體時(shí)效性等等，這些都是提高網(wǎng)站關(guān)注度的重要元素，天涯、貓撲都是這樣出名的。其實(shí)，傳統(tǒng)的電視媒體也是如此，有特色的獨(dú)創(chuàng)性節(jié)目、新鮮的資訊，都是提高電視收視率的重要手段。從另一方面來(lái)說(shuō)，廣告主跟媒體之間是一種互利互惠的關(guān)系。同樣，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司跟媒體之間也是一種互利互惠的關(guān)系?；顒?dòng)運(yùn)營(yíng)公司制造的活動(dòng)本身，完全可以成為媒體爭(zhēng)奪的主要資源，媒體是活動(dòng)宣傳的主要載體，活動(dòng)也只有借助于媒體的宣傳才能達(dá)到預(yù)期的傳播效果，還是以“超級(jí)女聲”為例，“超級(jí)女聲”要擴(kuò)大影響力，必須借助于各種媒體，各種媒體為了吸引讀者、觀眾、網(wǎng)民，也不可能對(duì)“超級(jí)女聲”視而不見(jiàn)。

 

同時(shí)，活動(dòng)宣傳費(fèi)用又是媒體的收入來(lái)源之一，如果想要節(jié)約一定的預(yù)算成本，減少媒體的宣傳費(fèi)用，一方面，要對(duì)于活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行精妙的策劃，制造社會(huì)熱點(diǎn)，吸引媒體的主動(dòng)關(guān)注，以提升自身內(nèi)容的含金量，也就是說(shuō)，如果媒體為了某個(gè)社會(huì)熱點(diǎn)來(lái)主動(dòng)向你索要活動(dòng)的信息資訊，你便處在了主動(dòng)的地位，合作費(fèi)用自然就降下來(lái)了。當(dāng)然，媒體之間因?yàn)槭找暵?、用戶點(diǎn)擊量的競(jìng)爭(zhēng)，也會(huì)導(dǎo)致價(jià)格的下降，以增加自己的同行競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，活動(dòng)做得多了，媒體從活動(dòng)公司所能獲得的各類(lèi)信息資源也越來(lái)越多，雙方之間便可能從單純的買(mǎi)賣(mài)交易，變成一種資源的互換和循環(huán)利用，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的宣傳資本自然就降低了。很多人認(rèn)為一個(gè)活動(dòng)公司是否有足夠的實(shí)力、會(huì)不會(huì)掙錢(qián)，所擁有媒體資源的多少是一個(gè)重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)，說(shuō)的就是這個(gè)道理。這也是活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司在客戶眼里是否具有競(jìng)爭(zhēng)力的主要表現(xiàn)，因?yàn)榛顒?dòng)本身做得再好，如果不能有效傳播也是枉然。

 

錢(qián)要用在刀刃上

 

要提高活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的效益，一是開(kāi)源二是節(jié)流。提高團(tuán)隊(duì)管理水平，也是能否節(jié)約成本的一個(gè)重要因素。做活動(dòng)往往是勞動(dòng)密集型的，如果是在異地做活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)本身的衣食住行就是一筆龐大的支出，比如說(shuō)，住五星級(jí)酒店與租用民房費(fèi)用差別就很大;選擇什么樣的交通工具、通過(guò)旅行社預(yù)定團(tuán)體票與單個(gè)的臨時(shí)買(mǎi)票，差別也很大;有的活動(dòng)需要?jiǎng)佑脦资?、幾百人、甚至幾千人，是?gòu)買(mǎi)盒飯還是自己動(dòng)手制作工作餐，成本差別都很大。這指的是硬性成本，更重要的是在各個(gè)資源的調(diào)配方面，一旦公司做大做強(qiáng)、形成了一定規(guī)模的資源調(diào)配網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，很多資源便可以就地調(diào)配，減少了中間環(huán)節(jié)、流通成本、物流成本以及人員成本。

 

其中的物流成本里包括幾個(gè)環(huán)節(jié)，首先是設(shè)備的交通成本，比如說(shuō)平時(shí)做活動(dòng)，需要將道具從長(zhǎng)沙調(diào)到海南，往返要兩天，但如果我們有了便捷的資源網(wǎng)絡(luò)，就可以直接從海南、湛江或廣州就近調(diào)配設(shè)備，這樣，不僅節(jié)省了時(shí)間還可以節(jié)省相應(yīng)的運(yùn)費(fèi)。藝人也是如此，如果在成都做活動(dòng)，就可以近水樓臺(tái)的在當(dāng)?shù)卣椅璧笀F(tuán)隊(duì)或者檔期相吻合的藝人。

 

但是節(jié)省活動(dòng)成本并不意味著要以降低活動(dòng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為代價(jià)。

對(duì)于活動(dòng)公司來(lái)說(shuō)，一方面不能多花客戶的錢(qián)，另一方面卻要給客戶提供最好的服務(wù)，這是活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司贏得客戶的基本前提。這個(gè)看似矛盾的問(wèn)題，其實(shí)操作起來(lái)也很簡(jiǎn)單，就是把錢(qián)要用在刀刃上，有句土話說(shuō)得好：“騎毛驢兒上酒吧，該省的省，該花的花!”，但不能為省錢(qián)而省錢(qián)，有時(shí)候在小的地方省錢(qián)了，結(jié)果可能得不償失，甚至釀成大錯(cuò)。

 

有些時(shí)候做活動(dòng)還會(huì)出現(xiàn)超支的情況，但是為了提高公司的知名度和本著對(duì)客戶負(fù)責(zé)的態(tài)度，也為了建立更好的、長(zhǎng)期的客戶關(guān)系，即使費(fèi)用超支了也必須將活動(dòng)做完做好。比如天娛傳媒在做寧鄉(xiāng)國(guó)際佛文化節(jié)活動(dòng)的時(shí)候，邀請(qǐng)了香港的曾志偉先生做主持人，他當(dāng)時(shí)在美國(guó)，因天氣原因飛機(jī)根本無(wú)法起飛，但是活動(dòng)不等人，為了對(duì)觀眾負(fù)責(zé)，導(dǎo)演組只好決定臨時(shí)換人，由他的兒子和另外一位香港藝人張國(guó)強(qiáng)先生頂替他出席，可是問(wèn)題又來(lái)了，當(dāng)天晚上香港至長(zhǎng)沙的機(jī)票已經(jīng)全部售空，火車(chē)又太慢，在這種情況下，可以從本地另選主持人，但公司沒(méi)有這樣做，而是當(dāng)機(jī)立斷，決定開(kāi)車(chē)去接!派兩名經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)不分晝夜從長(zhǎng)沙開(kāi)到深圳羅湖口岸接，回到長(zhǎng)沙現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間離活動(dòng)開(kāi)始只有不到兩個(gè)小時(shí)，不僅驚心動(dòng)魄，開(kāi)車(chē)的成本甚至比機(jī)票高出很多，但是，為了保證客戶的利益，也為了保證寧鄉(xiāng)國(guó)際佛文化節(jié)不缺失亮點(diǎn)，就必須這么做，這個(gè)時(shí)候該增加的費(fèi)用就一定要增加。所以，我們?cè)谧鲱A(yù)算的時(shí)候，通常也會(huì)做一個(gè)不可預(yù)計(jì)的費(fèi)用預(yù)算。